Τα προγράμματα του ΕΣΠΑ αποτελούν σημαντική πηγή χρηματοδότησης για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις που επιδιώκουν να εκσυγχρονίσουν τον εξοπλισμό τους, να επενδύσουν στην ψηφιακή και πράσινη μετάβαση, να ενισχύσουν την εξωστρέφειά τους ή να δημιουργήσουν νέες θέσεις εργασίας.

Η υποβολή μιας αίτησης, ωστόσο, δεν είναι μια απλή διαδικασία συγκέντρωσης δικαιολογητικών. Απαιτεί έγκαιρο σχεδιασμό, προσεκτική μελέτη της πρόσκλησης και, κυρίως, ένα επενδυτικό σχέδιο που να ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες και στις οικονομικές δυνατότητες της επιχείρησης.

Η πρώτη κίνηση: Έλεγχος της επιλεξιμότητας

Πριν ξεκινήσει η σύνταξη του φακέλου, η επιχείρηση πρέπει να διαπιστώσει εάν πράγματι μπορεί να συμμετάσχει στη συγκεκριμένη δράση. Δεν αρκεί η γενική διαπίστωση ότι «το πρόγραμμα αφορά μικρομεσαίες επιχειρήσεις».

Πρέπει να ελεγχθούν αναλυτικά:

• Οι επιλέξιμοι Κωδικοί Αριθμοί Δραστηριότητας.
• Η Περιφέρεια στην οποία θα πραγματοποιηθεί η επένδυση.
• Το μέγεθος και η νομική μορφή της επιχείρησης.
• Ο απαιτούμενος χρόνος λειτουργίας.
• Ο αριθμός των εργαζομένων.
• Τα οικονομικά στοιχεία των προηγούμενων χρήσεων.
• Τα όρια κρατικών ενισχύσεων που έχει ήδη λάβει η επιχείρηση.
• Η ύπαρξη των απαιτούμενων αδειών λειτουργίας.
• Οι ειδικοί περιορισμοί της εκάστοτε πρόσκλησης.

Οι λεπτομέρειες για τις προϋποθέσεις συμμετοχής, τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, τις δαπάνες και τις υποχρεώσεις του δικαιούχου περιλαμβάνονται στην αναλυτική πρόσκληση κάθε δράσης. Η προσεκτική ανάγνωσή της είναι απαραίτητη και δεν μπορεί να αντικατασταθεί από μια απλή περίληψη ή μια διαφημιστική παρουσίαση του προγράμματος. Αυτό επισημαίνεται και στις επίσημες ανακοινώσεις του ΕΣΠΑ.

Το επενδυτικό σχέδιο πρέπει να είναι πραγματικό και βιώσιμο

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η επιχείρηση να διαμορφώνει τεχνητά ένα σχέδιο μόνο και μόνο για να ενταχθεί στο πρόγραμμα. Η σωστή αφετηρία είναι διαφορετική: πρώτα καταγράφονται οι πραγματικές ανάγκες της και στη συνέχεια εξετάζεται εάν αυτές μπορούν να χρηματοδοτηθούν.

Το επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να εξηγεί με σαφήνεια:

• Τι πρόκειται να αγοραστεί ή να κατασκευαστεί.
• Γιατί είναι απαραίτητη η συγκεκριμένη επένδυση.
• Πώς θα αυξηθεί η παραγωγικότητα ή ο κύκλος εργασιών.
• Ποια νέα προϊόντα ή υπηρεσίες θα δημιουργηθούν.
• Εάν προβλέπονται νέες θέσεις εργασίας.
• Πώς θα διασφαλιστεί η βιωσιμότητα μετά την ολοκλήρωση της χρηματοδότησης.

Οι γενικόλογες περιγραφές, οι υπερβολικές προβλέψεις εσόδων και οι προϋπολογισμοί που δεν συνδέονται με το πραγματικό μέγεθος της επιχείρησης αποδυναμώνουν την πρόταση.

Προσοχή στην ιδιωτική συμμετοχή

Η επιχορήγηση δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση δεν χρειάζεται δικά της κεφάλαια. Το ποσοστό που δεν καλύπτεται από το πρόγραμμα αποτελεί ιδιωτική συμμετοχή, ενώ συχνά απαιτείται πρόσθετη ρευστότητα μέχρι την πιστοποίηση των δαπανών και την καταβολή της ενίσχυσης.

Πριν από την υποβολή πρέπει να υπάρχει σαφής απάντηση στα ακόλουθα ερωτήματα:

• Υπάρχουν διαθέσιμα ίδια κεφάλαια;
• Απαιτείται τραπεζικός δανεισμός;
• Μπορεί η επιχείρηση να καλύψει τον ΦΠΑ, όταν αυτός δεν επιδοτείται;
• Μπορεί να χρηματοδοτήσει προσωρινά τις δαπάνες μέχρι την εκταμίευση;
• Αντέχει οικονομικά μια πιθανή καθυστέρηση στις πληρωμές;

Η ένταξη σε ένα πρόγραμμα χωρίς εξασφαλισμένη ρευστότητα μπορεί να μετατρέψει μια επενδυτική ευκαιρία σε σοβαρό οικονομικό βάρος.

Οι προσφορές χρειάζονται τεκμηρίωση

Οι προσφορές των προμηθευτών πρέπει να είναι αναλυτικές, συγκρίσιμες και να περιγράφουν με ακρίβεια τον εξοπλισμό ή την υπηρεσία. Αόριστες προσφορές, υπερκοστολογήσεις και τεχνητός κατακερματισμός δαπανών μπορούν να δημιουργήσουν προβλήματα κατά την αξιολόγηση ή τον έλεγχο.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται:

• Στη σχέση της επιχείρησης με τους προμηθευτές.
• Στην τεκμηρίωση του εύλογου κόστους.
• Στα τεχνικά χαρακτηριστικά του εξοπλισμού.
• Στη διάκριση μεταξύ καινούργιου και μεταχειρισμένου εξοπλισμού.
• Στα επιτρεπόμενα όρια κάθε κατηγορίας δαπάνης.
• Στον χρόνο έκδοσης και εξόφλησης των παραστατικών.

Καμία παραγγελία, προκαταβολή ή άλλη δεσμευτική ενέργεια δεν πρέπει να πραγματοποιείται πριν ελεγχθεί από ποια ημερομηνία θεωρούνται επιλέξιμες οι δαπάνες. Μια πρόωρη αγορά μπορεί, ανάλογα με τους όρους της δράσης, να οδηγήσει σε απόρριψη της δαπάνης ή ακόμη και ολόκληρου του σχεδίου.

Ο πλήρης φάκελος κάνει τη διαφορά

Η αίτηση χρηματοδότησης συνοδεύεται συνήθως από φορολογικά, οικονομικά, εταιρικά και αδειοδοτικά έγγραφα. Ανάλογα με τη δράση, μπορεί να ζητηθούν μεταξύ άλλων:

• Φορολογικές δηλώσεις και έντυπα Ε3.
• Ισολογισμοί και οικονομικές καταστάσεις.
• Στοιχεία προσωπικού.
• Καταστατικό και πιστοποιητικά νόμιμης εκπροσώπησης.
• Άδεια λειτουργίας ή απαλλαγή από την υποχρέωση αδειοδότησης.
• Τίτλοι ιδιοκτησίας ή μισθωτήριο του χώρου επένδυσης.
• Προσφορές προμηθευτών.
• Δηλώσεις κρατικών ενισχύσεων.
• Στοιχεία για συνδεδεμένες ή συνεργαζόμενες επιχειρήσεις.
• Τεκμηρίωση της δυνατότητας κάλυψης της ιδιωτικής συμμετοχής.

Οι αιτήσεις κατατίθενται ηλεκτρονικά μέσω του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος Κρατικών Ενισχύσεων. Ελλιπώς συμπληρωμένες αιτήσεις δεν μπορούν να υποβληθούν, όπως διευκρινίζεται σε προσκλήσεις του ΕΣΠΑ και του ΟΠΣΚΕ.

Η προετοιμασία δεν πρέπει να αφήνεται για τις τελευταίες ημέρες. Ένα τεχνικό πρόβλημα, μια λανθασμένη υπεύθυνη δήλωση ή ένα έγγραφο που δεν έχει εκδοθεί εγκαίρως μπορεί να στερήσει από την επιχείρηση τη δυνατότητα συμμετοχής.

Δεν εγκρίνονται όλες οι επιλέξιμες προτάσεις

Η επιλεξιμότητα δεν ισοδυναμεί αυτομάτως με έγκριση. Σε πολλές δράσεις εφαρμόζεται συγκριτική αξιολόγηση: οι προτάσεις βαθμολογούνται, κατατάσσονται και χρηματοδοτούνται μέχρι την εξάντληση του διαθέσιμου προϋπολογισμού.

Επομένως, μια πρόταση μπορεί να πληροί τις βασικές προϋποθέσεις, αλλά να μείνει εκτός λόγω χαμηλής βαθμολογίας. Για τον λόγο αυτό πρέπει να εξετάζονται από την αρχή τα κριτήρια αξιολόγησης, οι ελάχιστες βαθμολογικές απαιτήσεις και τα στοιχεία που μπορούν να ενισχύσουν τεκμηριωμένα την πρόταση. Σε ορισμένες δράσεις προβλέπεται ακόμη και συγκεκριμένη ελάχιστη βαθμολογία αυτοαξιολόγησης, όπως συνέβη στη δράση για την Εξωστρέφεια των Μικρομεσαίων Επιχειρήσεων.

Τι ακολουθεί μετά την έγκριση

Η απόφαση ένταξης δεν αποτελεί το τέλος της διαδικασίας, αλλά την αρχή της υλοποίησης. Το εγκεκριμένο τεχνικό παράρτημα είναι δεσμευτικό ως προς τις δαπάνες, τα ποσά, το χρονοδιάγραμμα και τους στόχους.

Η επιχείρηση πρέπει να τηρεί:

• Τα προβλεπόμενα χρονοδιαγράμματα.
• Τους εγκεκριμένους προϋπολογισμούς.
• Τους επιτρεπόμενους τρόπους πληρωμής.
• Πλήρες αρχείο τιμολογίων, συμβάσεων και αποδεικτικών εξόφλησης.
• Τις απαιτήσεις δημοσιότητας του προγράμματος.
• Τις δεσμεύσεις για προσωπικό, εξοπλισμό και τόπο εγκατάστασης.
• Τις μακροχρόνιες υποχρεώσεις μετά την ολοκλήρωση της επένδυσης.

Κάθε ουσιαστική αλλαγή στο σχέδιο πρέπει να εξετάζεται εγκαίρως και, όπου απαιτείται, να υποβάλλεται επίσημο αίτημα τροποποίησης. Η αυθαίρετη αντικατάσταση εξοπλισμού ή η μεταφορά κονδυλίων μεταξύ κατηγοριών μπορεί να οδηγήσει σε περικοπή της επιχορήγησης.

Σύμβουλος με εμπειρία, όχι υποσχέσεις «σίγουρης έγκρισης»

Η συνεργασία με εξειδικευμένο σύμβουλο μπορεί να βοηθήσει σημαντικά, δεν απαλλάσσει όμως την επιχείρηση από την ευθύνη ελέγχου της αίτησης. Κανένας σοβαρός επαγγελματίας δεν μπορεί να εγγυηθεί εκ των προτέρων την έγκριση, ιδιαίτερα όταν εφαρμόζεται συγκριτική αξιολόγηση.

Ο επιχειρηματίας πρέπει να γνωρίζει τι υποβάλλεται στο όνομά του, να ελέγχει τα οικονομικά στοιχεία και να διατηρεί πρόσβαση στον ηλεκτρονικό φάκελο και σε όλα τα δικαιολογητικά.

Το βασικό συμπέρασμα

Η επιτυχία μιας πρότασης ΕΣΠΑ δεν κρίνεται μόνο από την καλή σύνταξη του φακέλου. Εξαρτάται από τον σωστό συνδυασμό επιλεξιμότητας, βαθμολογίας, βιώσιμου σχεδιασμού και οικονομικής δυνατότητας υλοποίησης.

Το πρόγραμμα πρέπει να υπηρετεί την ανάπτυξη της επιχείρησης και όχι η επιχείρηση να αναλαμβάνει μια επένδυση που δεν χρειάζεται ή δεν μπορεί να χρηματοδοτήσει μόνο και μόνο επειδή προσφέρεται επιδότηση.